电子报

宝绿特集团总管理处 欧阳百喻

前言

从公司投入OA系统的建置以来，一开始的初衷是想要一套知识管理KM软件。但在调研及比较产品的过程中，我们萌生了一个想法”与其只上单纯的文档管理，为何不将办公自动化一并推进呢？” 于是形成现在KM与OA紧密结合的系统模式。 然而这么做的好处在哪里呢？我们又想把系统搭建成什么样子呢？作为公司管理者，按照理想中的模型，是想让公司员工在系统帮助管理/节省工作量的同时，将一些重要的资料可以自动归档到KM知识库之中。也可以把OA平台上的留言/沟通/批注....等人员交流信息，KM 库里的文章调用出作为参考依据。我们希望员工在办公的过程中，透过大量的使用OA系统，增加管理者，员工对KM的关注度及积极性。

成果小结

承上述，按计划方向总管理处资讯室一直在进行应用程序的搭建及优化，目前已经完成其中的一部分。宝绿特售前管理的搭建，目前从询盘，报价到合约的转化我们可以在OA中看到有系统化的关联。借由各业务主办人员key-in项目的谈判进度，客户资料，报价资料等，依靠系统转化为销售情况数据，同时可提出在线审批申请，结合在线电子签核。各分部主管能更佳的掌握组员工作内容，同时报价单及合约等文档也可通过签核的流程实现自动归档。最终通过后台统计报表，可分别依照业务别，地区别，产品别，客户来源等分布看出统计数据及趋势以提供销售主管以及公司管理者们决策制定的方向依据。

以此同时，我们也规划了工程设计部门回报工作工时的功能性模块。借由系统各工程单位每月工时的统计不用再这么花费人力进行人工作业。而经过积累的工时数据，也能作为项目工时控制/产品成本编制/人才需求参考等数据来源。随着项目管理系统化的推进，挖掘工时统计的隐含价值。

其他诸如”采购控管表”，”会议室管理”，”文管中心”等等...各方面OA应用的搭建都已陆续建成，而我们也期待将来随着公司经营策略的推动，这套系统能更广泛的被利用在管理需求上。

示例图

何谓数据库：

然而，要如何让OA系统能帮助到员工的日常工作呢？我们首先谈谈OA系统底层的架构_”数据库”_的概念。数据库(Database)的出现是因为计算机信息应用范围逐渐扩大，为了因应庞大且迅速膨胀的数据量，而发展出的一种数据条目按固定组织格式储存，用户可以对数据进行新增、撷取、更新、删除等操作，具备安全性、一致性、完整性的数据条目管理系统。结构上常见为多张独立数据表的互相结合，其实简化来比喻就像很多张的EXCEL表格，彼此之间利用唯一的key值互相关联起来，成为一个庞大的数据网络。如此用户在需要新增一条信息的时候，可以只输入最少的资料量，已经知道的情报就从以前建立的其他表格中关联过来。每条数据(EXCEL表的每一行)都可以有独立的权限控管。需要看数据的时候就利用语法精准的抓出合乎条件的全部资料。

图片源自网络

知道了数据库就类似于EXCEL表，那么可以说几乎所有利用EXCEL完成的管理工作，我们都有机会借由系统协助来实现。当然，要将管理工作转移到系统上，也会需要个别评估实际操作的层面适不适合......或者说，是否有在工作量上帮员工减负？

系统的好处在哪呢 ?

安全可靠性——系统使用的硬件及备份措施相对比个人计算机更全面；

共享便捷性——系统内的每条数据都可以设置个别的权限，以满足各岗位职位的使用所需，新增/编辑也能明确的区分；

集中统一性——确保资料内容的唯一性，每个人看到的一定都是在线数据库最新版本的资料；

数据正确性­——每条数据的每个栏位可以预设正确性检查，以防止资料填写错误。

而传统EXCEL的好处则在于快速_一些高度重复性的资料可以利用整批复制，下拉拖曳等方式快速的完成制表。灵活_修改数据或架构时相比系统更快速直接。但相对可控制性差。

未来我们要如何借助OA系统更好的进行工作呢

最后也谈谈我们对OA系统的未来规划。按照进程，首先，公司的电子签核将整体转移到OA系统。借助人性化的系统界面，更完整的手机应用，相信能让电子签核使用更为便利。克服以往因为系统不便而停滞的无纸化脚步。

其次，将”项目管理”搭建进入OA系统，这是一个庞大计划，包含多个管理手段都要借助系统来完成。我们搭建的核心思想是”既然都要填表，不如一开始就填在系统上”。并结合与ERP帐务的联动，让系统帮你抓到相应采购/费用的资料，认列成本。

再次，从长远打算，BIS信息广告牌/原料投产批次管理/结合HR人资系统/培训及考试...等等应用都已列入工作计划，我们将逐步的推动。

从OA系统开放使用至今，我们认为这套系统是具有高度可开发性的，相当符合我们想要将其塑造为核心系统的策略。总管理处信息室也会在近期推出”系统应用开发委托办法”，受理各部门提出之管理需求，目标让系统能更全面的协助办公，便捷工作。